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Questo capitolo descrive le funzionalità di IL PROGETTO_net che permettono lo scambio di informazioni tra i vari Uffici che collaborano in un gruppo:

scambio configurazione Uffici;

scambio Richieste;

scambio Offerte;

scambio dati via modem.

Il flusso delle informazioni

Tra le più importanti funzionalità di IL PROGETTO_net, vi sono sicuramente quelle che permettono lo scambio di informazioni tra vari Uffici che collaborano. Questo significa che determinati processi di comunicazione vengono svolti in modalità TOTALMENTE AUTOMATICA.

I flussi di informazione tra Uffici gestiti automaticamente da IL PROGETTO_net sono i seguenti:

Configurazione Uffici: da Ufficio centrale a Uffici dislocati;

Richieste: da Uffici dislocati a Ufficio centrale e viceversa;

Offerte: da Uffici dislocati a Ufficio centrale.

I flussi delle informazioni descritte, sono rese possibili via Modem (attraverso le normali linee telefoniche) o via file su dischi.

Scambio dati via file

Anche se nella maggior parte dei casi lo scambio di dati via Modem risulterà essere la scelta più comoda, lo scambio dati mediante file archiviati su dischetti o su altri supporti rimovibili, può essere conveniente in alcuni casi specifici. Ad esempio, possono presentarsi situazioni in cui vi siano soltanto 2-3 Uffici associati molto vicini tra loro, oppure può accadere che si preferisca acquistare il modem dopo aver fatto una prova di valutazione del programma.

Si consiglia di eseguire le importazioni di file usando il disco fisso del computer: invece di importare un file direttamente dal floppy disk (o da altri tipi di supporti magnetici rimovibili), copiare prima il file sul disco fisso; quindi importare il file riferendosi alla copia sul disco fisso testé fatta. In questo modo le operazioni di importazione via file saranno molto più veloci.

In modo analogo, invece di esportare un file direttamente su floppy disk (o da altri tipi di supporti magnetici rimovibili), si consiglia di eseguire l’esportazione su disco fisso del computer, trasferendo successivamente i file sul floppy disk (o su altri tipi di supporti magnetici rimovibili).

Scambio configurazione Uffici

La configurazione Uffici viene sempre effettuata dall'Ufficio centrale, che successivamente la comunica agli Uffici dislocati dopo ogni aggiornamento.

Ogni successiva comunicazione tra Uffici, via file o via modem, sarà consentita solamente tra Uffici che condividono la medesima configurazione. Il sistema segnalerà l’eventuale necessità di aggiornare la configurazione.

ATTENZIONE: E’ strettamente necessario effettuare la comunicazione via file (no modem) della configurazione Uffici, eventualmente tramite dischetti, soltanto subito dopo la creazione di un nuovo database da parte di un Ufficio dislocato, e quindi ad ogni installazione di un nuovo Ufficio dislocato. Inoltre solo l'Ufficio centrale può esportare la configurazione Uffici, mentre gli Uffici dislocati possono soltanto importarla.

L’esportazione della configurazione uffici (solo Ufficio centrale)

Per esportare la configurazione Uffici (solo Ufficio centrale) si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Esporta su file, scegliere il comando Configurazione Uffici;

nella maschera che apparirà abilitarsi come Ufficio, indicando anche la Chiave di accesso assegnata all’Ufficio;

nella maschera seguente selezionare una directory e un nome di file;

confermare con Ok.

Per importare la configurazione Uffici si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Importa da file, scegliere il comando Configurazione Uffici;

nella maschera che comparirà selezionare la directory e il file corrispondente alla configurazione da importare, file che deve essere stato fornito dall’Ufficio centrale;

confermare con Ok.

Scambio Richieste

Per effettuare l'esportazione delle Richieste, si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Esporta su file, scegliere il comando Richieste;

nella maschera che apparirà abilitarsi come Ufficio (solo dall'Ufficio centrale), specificando anche la Chiave di accesso associata all’Ufficio per cui si stanno esportando le Richieste;

nella maschera successiva selezionare una directory e un nome di file;

confermare con Ok.

Per effettuare l'importazione delle Richieste, si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Importa da file, selezionare il comando Richieste;

nella maschera che apparirà abilitarsi come Ufficio (solo se si esegue questa operazione dall'Ufficio centrale), specificando anche la Chiave di accesso associata all’Ufficio da cui si stanno importando le Richieste;

nella maschera successiva selezionare il file contenente le Richieste da importare;

confermare con Ok.

L’esportazione delle Richieste

La situazione tipo è quella in cui un Agente di un Ufficio dislocato esporta le proprie Richieste all'Ufficio centrale e riceve dall'Ufficio centrale altre Richieste, eventualmente provenienti da altri Uffici dislocati del gruppo.

L'importazione/esportazione delle Richieste via file è un’operazione delicata e necessita di una certa attenzione.

La prima cosa da ten presente è che l'esportazione delle Richieste è OTTIMIZZATA: ogni volta vengono esportate soltanto le Richieste inserite, modificate o cancellate dal momento dell'ultima esportazione.

ATTENZIONE: Se inavvertitamente si dovessero esportare le Richieste per due volte consecutive sullo stesso file, senza effettuare altre modifiche, il file delle Richieste esportate risulterà vuoto.

Inoltre bisognerebbe assolutamente evitare che la configurazione degli Uffici venga modificata tra una esportazione da un Ufficio dislocato e l’importazione nell'Ufficio centrale. In questo caso il sistema rileverebbe che le Richieste arrivano da una diversa configurazione Uffici e non ne permetterebbe più l'importazione.

Questi inconvenienti si prevengono seguendo due suggerimenti, che sarebbe importante seguire con attenzione:

ricordarsi che ogni Richiesta da esportare può essere esportata una sola volta dopo che è stata inserita, modificata o cancellata;

prima di modificare la configurazione degli Uffici (Ufficio centrale), comunicare a tutti gli Uffici dislocati di non effettuare momentaneamente alcuna esportazione di Richieste; importare nell'Ufficio centrale tutte le Richieste già esportate dagli Uffici dislocati.

Scambio Offerte

Anche il passaggio di Offerte dagli Uffici dislocati all'Ufficio centrale può avvenire via file.

ATTENZIONE: Si ricorda che le uniche informazioni sulle Offerte, che fluiscono dall'Ufficio dislocato all'Ufficio centrale, sono quelle pubbliche, cioè quelle visibili nella visione Dettaglio Pubblico della maschera Offerte. Non vengono quindi comunicati (nemmeno all'Ufficio centrale) il nome del Proprietario dell'immobile, né il numero di telefono né l'indirizzo dell'immobile; in questo modo ogni Ufficio dislocato rimane titolare ASSOLUTO delle proprie Offerte.

Anche per l'esportazione delle Offerte vale il meccanismo di ottimizzazione, cioè vengono esportate unicamente le Offerte che sono variate dall'ultima esportazione. Inoltre, per quello che riguarda la modifica della configurazione Uffici, valgono le stesse considerazioni esposte per lo scambio delle Richieste.

Per esportare le Offerte (solo Ufficio dislocato) si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Esporta su file, selezionare il comando Offerte;

nella maschera che comparirà, selezionare un nome di file;

confermare con Ok.

L’esportazione delle Richieste

La situazione tipo è quella in cui un Agente di un Ufficio dislocato esporta le proprie Richieste all'Ufficio centrale e riceve dall'Ufficio centrale altre Richieste, eventualmente provenienti da altri Uffici dislocati del gruppo.

L'importazione/esportazione delle Richieste via file è un’operazione delicata e necessita di una certa attenzione.

La prima cosa da ten presente è che l'esportazione delle Richieste è OTTIMIZZATA: ogni volta vengono esportate soltanto le Richieste inserite, modificate o cancellate dal momento dell'ultima esportazione.

ATTENZIONE: Se inavvertitamente si dovessero esportare le Richieste per due volte consecutive sullo stesso file, senza effettuare altre modifiche, il file delle Richieste esportate risulterà vuoto.

Inoltre bisognerebbe assolutamente evitare che la configurazione degli Uffici venga modificata tra una esportazione da un Ufficio dislocato e l’importazione nell'Ufficio centrale. In questo caso il sistema rileverebbe che le Richieste arrivano da una diversa configurazione Uffici e non ne permetterebbe più l'importazione.

Questi inconvenienti si prevengono seguendo due suggerimenti, che sarebbe importante seguire con attenzione:

ricordarsi che ogni Richiesta da esportare può essere esportata una sola volta dopo che è stata inserita, modificata o cancellata;

prima di modificare la configurazione degli Uffici (Ufficio centrale), comunicare a tutti gli Uffici dislocati di non effettuare momentaneamente alcuna esportazione di Richieste; importare nell'Ufficio centrale tutte le Richieste già esportate dagli Uffici dislocati.

Scambio Offerte

Anche il passaggio di Offerte dagli Uffici dislocati all'Ufficio centrale può avvenire via file.

ATTENZIONE: Si ricorda che le uniche informazioni sulle Offerte, che fluiscono dall'Ufficio dislocato all'Ufficio centrale, sono quelle pubbliche, cioè quelle visibili nella visione Dettaglio Pubblico della maschera Offerte. Non vengono quindi comunicati (nemmeno all'Ufficio centrale) il nome del Proprietario dell'immobile, né il numero di telefono né l'indirizzo dell'immobile; in questo modo ogni Ufficio dislocato rimane titolare ASSOLUTO delle proprie Offerte.

Anche per l'esportazione delle Offerte vale il meccanismo di ottimizzazione, cioè vengono esportate unicamente le Offerte che sono variate dall'ultima esportazione. Inoltre, per quello che riguarda la modifica della configurazione Uffici, valgono le stesse considerazioni esposte per lo scambio delle Richieste.

Per esportare le Offerte (solo Ufficio dislocato) si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Esporta su file, selezionare il comando Offerte;

nella maschera che comparirà, selezionare un nome di file;

confermare con Ok.

L’esportazione delle Richieste

La situazione tipo è quella in cui un Agente di un Ufficio dislocato esporta le proprie Richieste all'Ufficio centrale e riceve dall'Ufficio centrale altre Richieste, eventualmente provenienti da altri Uffici dislocati del gruppo.

L'importazione/esportazione delle Richieste via file è un’operazione delicata e necessita di una certa attenzione.

La prima cosa da ten presente è che l'esportazione delle Richieste è OTTIMIZZATA: ogni volta vengono esportate soltanto le Richieste inserite, modificate o cancellate dal momento dell'ultima esportazione.

ATTENZIONE: Se inavvertitamente si dovessero esportare le Richieste per due volte consecutive sullo stesso file, senza effettuare altre modifiche, il file delle Richieste esportate risulterà vuoto.

Inoltre bisognerebbe assolutamente evitare che la configurazione degli Uffici venga modificata tra una esportazione da un Ufficio dislocato e l’importazione nell'Ufficio centrale. In questo caso il sistema rileverebbe che le Richieste arrivano da una diversa configurazione Uffici e non ne permetterebbe più l'importazione.

Questi inconvenienti si prevengono seguendo due suggerimenti, che sarebbe importante seguire con attenzione:

ricordarsi che ogni Richiesta da esportare può essere esportata una sola volta dopo che è stata inserita, modificata o cancellata;

prima di modificare la configurazione degli Uffici (Ufficio centrale), comunicare a tutti gli Uffici dislocati di non effettuare momentaneamente alcuna esportazione di Richieste; importare nell'Ufficio centrale tutte le Richieste già esportate dagli Uffici dislocati.

Scambio Offerte

Anche il passaggio di Offerte dagli Uffici dislocati all'Ufficio centrale può avvenire via file.

ATTENZIONE: Si ricorda che le uniche informazioni sulle Offerte, che fluiscono dall'Ufficio dislocato all'Ufficio centrale, sono quelle pubbliche, cioè quelle visibili nella visione Dettaglio Pubblico della maschera Offerte. Non vengono quindi comunicati (nemmeno all'Ufficio centrale) il nome del Proprietario dell'immobile, né il numero di telefono né l'indirizzo dell'immobile; in questo modo ogni Ufficio dislocato rimane titolare ASSOLUTO delle proprie Offerte.

Anche per l'esportazione delle Offerte vale il meccanismo di ottimizzazione, cioè vengono esportate unicamente le Offerte che sono variate dall'ultima esportazione. Inoltre, per quello che riguarda la modifica della configurazione Uffici, valgono le stesse considerazioni esposte per lo scambio delle Richieste.

Per esportare le Offerte (solo Ufficio dislocato) si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Esporta su file, selezionare il comando Offerte;

nella maschera che comparirà, selezionare un nome di file;

confermare con Ok.

Storico dei collegamenti

IL PROGETTO_net permette di tenere traccia dei collegamenti telematici all'Ufficio centrale, dando così la possibilità di conoscere: il momento del collegamento da parte dei vari Uffici, gli eventuali errori che si sono verificati, gli eventuali tentativi di connessione pirata con Chiave errata ecc. Per visualizzare lo storico delle connessioni (solo Ufficio centrale) si opera come segue:

abilitarsi come Agente Omni;

dal menu Rete, sotto-menu Modem, selezionare il comando Storia connessioni.

Lo storico delle connessioni verrà visualizzato con il programma Write (WordPad per Windows 95) e potrà quindi essere modificato a piacere.

ATTENZIONE: lo storico delle connessioni è relativo ai soli collegamenti via Modem e non riguarda in alcun modo lo scambio dati tramite file dischetti.

Inizio di un collegamento

Per iniziare un collegamento telematico da un Ufficio dislocato all'Ufficio centrale, si opera come segue (solo Ufficio dislocato):

Abilitarsi come Agente Omni e attivare la Modalità esclusiva;

dal menu Rete, sotto-menu Modem, selezionare il comando Inizia Collegamento;

nella maschera che comparirà, dove è già presente il nome dell'Ufficio dislocato, digitare la Chiave segreta assegnata all'Ufficio dislocato e confermare con Ok.

Il sistema informerà sullo scambio di dati in corso, fornendo informazioni sullo stato delle trasmissioni e su eventuali errori.

La ricerca delle nuove Richieste appena importate via file o via modem

Alla fine di ogni connessione, si saranno verificati i seguenti eventi:

l'Ufficio dislocato avrà trasferito all’Ufficio centrale le Richieste da esportare (inserite, modificate, cancellate) dal momento del suo ultimo collegamento;

l’Ufficio dislocato avrà trasferito dall’Ufficio centrale tutte le nuove Richieste da importare e cioè di sua competenza (inserite, modificate, cancellate), dal momento del suo ultimo collegamento

l'Ufficio dislocato avrà trasferito all’Ufficio centrale gli aggiornamenti delle sue Offerte, dal momento del suo ultimo collegamento.

In particolare al termine del collegamento sarà possibile conoscere in modo rapido quali nuove Richieste, provenienti da altri Uffici, sono state importate, effettuando una ricerca dalla maschera delle Richieste e utilizzando il campo Nuovo.

Nel caso in cui l'Ufficio centrale avesse modificato la configurazione degli Uffici, l'Ufficio dislocato sarà informato durante il collegamento sulla necessità di ricevere la nuova configurazione degli Uffici. Questa comunicazione viene fornita durante il collegamento via modem, per mezzo di una maschera che chiede in quale file si desidera salvare la nuova configurazione. In questo caso il collegamento si concluderà con la sola ricezione del file contenente la nuova configurazione Uffici.

Il salvataggio su file della nuova configurazione uffici ricevuta via modem

Al termine di questo "speciale" collegamento, e prima di effettuarne altri, è necessario che l'Ufficio dislocato importi la nuova configurazione Uffici ricevuta via modem, dal file specificato per il salvataggio durante il collegamento.

Una volta effettuata l'importazione della nuova configurazione Uffici, sarà possibile riprendere il normale iter di collegamenti per scambiare informazioni su Richieste/Offerte.

ATTENZIONE: L’Ufficio centrale, nell’eseguire la Manutenzione del Database per mezzo dell’opzione Conferma cancellazioni ed elimina Richieste in ombra, fa riferimento al collegamento meno recente tra tutti quelli relativi agli Ufficio dislocati.

Questo significa che, se un Ufficio non si collega mai, i vecchi dati marcati come cancellati non verranno mai eliminati definitivamente e che il database continuerà a contenere dati superflui, con conseguente rallentamento delle operazioni.

Per ovviare a questo inconveniente si può operare in uno dei modi seguenti:

fare in modo che tutti gli Uffici si colleghino regolarmente;

esportare su file le Richieste per l’Ufficio che non si collega mai;

cancellare l’Ufficio che non si collega mai.

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